Velká část firem po celém světě rozjela v souvislosti s pandemií koronaviru povinnou práci z domova. Mnohé zaměstnance zaskočilo, že homeworking není tak jednoduché zvládnout, zvláště s rodinou za zády. Zde najdete několik rad.

Zkontrolujte si hardware a zabezpečení

Bezpečnou práci s firemními daty by měl řešit vás zaměstnavatel, ale zejména u menších firem je toto často podceňováno. Než s prací vůbec začnete, ujistěte se, že máte spolehlivé internetové připojení a vyřešené zálohování. Pokud budete využívat domácí počítač, zkontrolujte, že jeho zabezpečení je aktuální. Udělejte si svůj pracovní profil a zajistěte ho heslem tak, aby se do něj nedostali ostatní členové domácnosti.

Stanovte pravidla pro členy domácnosti

Právě teď je největší výzvou součinnost s ostatními členy domácnosti – děti nejsou ve škole, práci z domova je třeba často sladit s jejich výukou a přípravou jídla. Proto je nezbytné určit základní pravidla, stanovit „pracovní dobu“, po kterou vás nikdo nesmí rušit. A také například to, že pokud ostatní vidí, že máte konferenční hovor nebo videokonferenci, nebudou vám do něj vstupovat, procházet v pozadí ani jinak zasahovat.

Vytvořte si své pracovní místo

Málokdo má možnost zavřít se s prací do samostatné místnosti, například pokoje pro hosty, ale stůl v kuchyni není místo, kde budete mít na práci klid. Pokud prostorové možnosti nedovolují jiné řešení, je dobré alespoň v rámci pravidel stanovit dobu, kdy vás ostatní nebudou rušit.

Nastavte si plán, nezapomínejte na pauzy

Velmi důležité je stanovit si denní plán – a to jak časový rozvrh, tak náplň práce. Nastavením určité rutiny zvýšíte svou produktivitu. Pokuste se dodržovat pracovní dobu, začínat a končit práci každý den podobně. Při práci z domova má mnoho lidí problém s tím, že se jejich denní režim rozvolňuje – výsledkem je pak často to, že sedí u počítače celý den bez valného efektu. Plánování činností je při práci z domova zcela zásadní. A nejde jen o to rozvrhnout si činnosti tak, abyste dělali to důležité v době, kdy se umíte maximálně koncentrovat. Je nutné počítat s tím, že do vaší činnosti budou zasahovat i ostatní členové domácnosti a nezapomínat na přestávky. I ty je dobré naplánovat, snáze se pak vrátíte zpět k práci,“ doporučuje Jan Dvořák z Gopasu.

Používejte time management aplikace

Pokud nejste zvyklí pracovat z domova, bude pro vás nejspíš problém uhlídat sebekázeň, natož pak pracovat efektivně. Zkuste využít aplikace, které sledují dobu, kterou jednotlivými činnostmi trávíte. Jejich používání ukáže úroveň produktivity každý den a týden. To vám nejen pomůže rozpoznat, kdy jste nejproduktivnější během dne, ale také kolik času strávíte na jednotlivých typech činnosti.

Představujeme vám několik aplikací, které vám pomohou s time managementem:

Trello

Slouží jako virtuální nástěnka, kam si připínáte nejrůznější úkoly, témata, problémy, které musíte řešit. Můžete si jednoduše vytvořit nástěnky s úkoly, ty můžete později označit různými barevnými štítky. Možnost vytvoření zaškrtávacích seznamů úkolů je samozřejmostí, stejně jako sdílení s dalšími osobami.

FocusList

funguje na systému techniky Pomodoro (25 minut intenzivní práce, 5 minut pauza). Nastaví vám časovač a upomínku. Tato technika je považována za jednu z nejlepších pro soustředění a lepší využívání času.

Streaks

Aplikace je zaměřena na tvorbu nových návyků. Aplikace vám umožní nastavit si denní cíle a mapovat, jak se vám je daří dodržovat. Streaks vám také bude připomínat úkoly, které jste ještě nesplnili. Pokud si nastavíte, že se každý den půjdete proběhnout, aplikace vás upozorní na to, že jste ještě běhat nebyli a měli byste vyrazit. Stejně jako pozitivní návyky můžete mapovat také ty negativní. Jednoduše tak můžete postupně změnit své návyky.

Aplikací je celá řada a je jen na vás, kterou si vyberete. Aplikace jsou však jenom nástrojem a budou fungovat jen tehdy, pokud s nimi budete důsledně pracovat. To hlavní je tedy přece jen stále na vás. Zde vám přinášíme několik technik, které vám pomohou s lepší organizací času:

Pomodoro 

• Jde o nejpopulárnější timemanagementovou techniku na světě. Za 30 let své existence se stala legendou a dnes tvoří součást pracovní rutiny milionů lidí. Základem techniky Pomodoro jsou pětadvacetiminutové intervaly hluboké práce prokládané krátkými přestávkami. Po každém bloku čtyř odpracovaných pomodor přichází delší pauza. Součástí metody je však také plánování a průběžné monitorování denních činností, evidence výsledků a zpracování cenné zpětné vazby, kterou si díky jednoduchým záznamům můžete poskytnout sami. Kromě zjednodušení pracovních procesů tak díky technice Pomodoro zjistíte, kolik času a úsilí si různé činnosti skutečně žádají, a již nikdy nepadnete do pasti nesplněných termínů.

Mít vše hotovo 

• Zavedením této metody do pracovního života dojde ke zefektivnění vaší práce, získáte volný čas, zbavíte se stresu a zklidníte svoji mysl. Vedlejším účinkem je i zlepšení kvality spánku a vnitřní spokojenosti. Nápady, úkoly a myšlenky sepište na papír nebo do nějaké aplikace  a přiřaďte jim priority. Uspořádejte je podle času potřebného na splnění a potom začněte plnit ty, které mají nejvyšší prioritu a zaberou nejméně času. A potom pokračujte dále. 

Bullet Journal 

• V podstatě se jedná o kreativní zápisník, notebook či notes, který vám slouží nejen jako kalendář, ale také do něj můžete zaznamenávat vše ostatní, co uznáte za vhodné – od seznamu přečtených knih, přes rozvrh cvičení, až po seznamy to-do (úkolníček). Bullet Journal si uzpůsobíte svým potřebám. Začínáte s prázdným sešitem a veškerý koncept je jen na vás. Kreativitě se meze nekladou! Systém bullet journal si oblíbili lidé po celém světě. Nadšenci sdílí své zápisníky na internetu, dávají si tipy na obsah i psací potřeby, se kterými vytvoří ty nejdokonalejší obrazce a motivy. Součástí jsou speciální symboly, které usnadňují plánování a time-management. 

Komunikujte efektivně

Práce z domova prověří také komunikační schopnosti. Je totiž na vás, abyste si našli potřebné informace, ptali se na správné věci těch správných lidí, byli co nejvíce samostatní. V tom značně pomáhají moderní komunikační technologie. Někteří poskytovatelé navíc umožňují využití svých profesionálních řešení v současné situaci zdarma.

V současné době můžete vyslechnout, formou online webinářů, mnoho technik pro zvýšení produktivity nebo skoncování s prokrastinací. Jedním z nejznámějších webinářů na téma prokrastinace je webinář Petra Ludwiga s názvem: „KONEC PROKRASTINACE: Jak přestat odkládat a žít naplno?“ Webinář shrnuje důvody vzniku prokrastinace (chorobného odkládání úkolů a povinností) a zároveň předává praktické nástroje, jak nad prokrastinací vítězit každý den. Smyslem webináře je pomoci účastníkům zlepšit svoji motivaci, organizaci času a zvýšit efektivitu v osobním a pracovním životě.

A jaké jsou hlavní benefity homeworkingu? Na cestě do práce a z práce stráví spousta z nás hodně času. Čas, který nyní máte navíc lze využít efektivněji, třeba pobytem v přírodě s dětmi. V přírodě můžete nalézt novou energii, se kterou poté budete lehčeji plnit pracovní povinnosti.

Zdroje: Zdeněk Kulhánek, www.ekonomickymagazin.cz, 6. 4. 2020

David Budai, www.startupjobs.cz, 10.4.2020